Home » Bacaan » Pengertian Surat, Tujuan, Fungsi, Jenis, Bentuk & Bagian surat

Pengertian Surat, Tujuan, Fungsi, Jenis, Bentuk & Bagian surat

Juli 17, 2020

Sumber foto: Akseleran



Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pertnyataan, atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada pihak yang dituju oleh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan tertulis, dari seseorang kepada seseorang lainnya, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga lainnya.
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, peryataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain, surat-menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.

Tujuan Menulis Surat

Seseorang dalam melakukan kegiatan apapun pasti mempunyai suatu tujuan untuk kepentingan dirinya sendiri atau kepentingan bersama. Begitu juga dalam melakukan kegiatan menulis surat, seseorang penulis mempunyai tujuan. Adapun tujuan orang menulis surat adalah sebagai berikut:
  1. Menyampaikan informasi.
  2. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.
  3. Mempercepat cara berkomunikasi.
  4. menghemat, baik waktu, biaya maupun tenaga.

Fungsi Surat

Semakin canggihnya peralatan yang dibuat manusia untuk berkomunikasi antarmanusia, seperti telepon, telegram, telex maupun teletex dan sebagainya, surat masih mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia komunikasi. Hal ini dapat terjadi karena dengan surat seseorang akan lebih bebas dalam menyampaikan informasi yang tidak dibatasi waktu atau panjang pendeknya informasi yang disampaikan. Sementara surat yang sifatnya rahasia pun akan terjamin keamanannya.
Dari funsi surat tersebut dapat disimpukan sebagai berikut:
  • Sebagai alat penghubung secara tertulis.
  • Sebagai bukti hitam di atas putih yang mempunyai kekuatan hukum.
  • Sebagai alat pengingat, bila sewaktu-waktu dibutuhkan, seperti arsip.
  • Sebagai bukti sejarah untuk bahan riset.
  • Sebagai bahan dokumentasi.
  • Sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi.
  • Sebagai jaminan keamanan dalam melakukan aktivitas.
  • Sebagai barometer maju mundurnya suatu kantor.
  • Sebagai media dalam berkomunikasi.

Jenis-Jenis Surat

Berikut dibawah ini terdapat beberapa jenis-jenis surat, antara lain:

1. Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

  1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
Surat Pribadi, dibedakan menjadi:
  1. Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.
  2. Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.

  1. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

  1. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

  1. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

  1. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
  1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
  2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
  3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
  4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
  5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
  6. Format surat tertentu

2. Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :

  • Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

  • Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

  • Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

  • Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

  • Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

  • Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

  • Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3. Berdasarkan Tata Aliran Surat

Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu:
  1. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
  2. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

4. Berdasarkan Keamanan Isinya.

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:

  1. Surat Sangat Rahasia

Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

  1. Surat Rahasia

Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

  1. Surat konfidensial

Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

5. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

  • Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

  • Surat Segera

Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

  • Surat Biasa

Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

6. Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

  1. Surat Biasa

 Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

  1. Surat Kilat

Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

  1. Surat Kilat Khusus

 Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima.

  1. Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

7. Berdasarkan Cara Pengirimannya

  1. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman lainnya.
  2. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telegram/telex.
  3. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.
  4. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

Syarat-Syarat Surat yang Baik

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut.
1. Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
  1. Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
  2. Pengertian yang betul, jelas, bersih, dan rapi.
  3. Pemakaian kertas yang sesuai dengan,
  4. Ukuran : Kuarto berukuran 21 x 29 cm.
  5. Jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas Onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan.
  6. Warna : Putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tembus untuk perbal, biru muda kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu :
  • penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu; dan
  • pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
3. Ketiga, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.
Disamping ketiga syarat diatas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan sehubungan dengan menyusun surat yang baik, yaitu:
  1. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
  2. memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu;
  3. mengetahui posisi dan bidang tugasnya; dan
  4. hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

Bentuk-Bentuk Surat

Berikut ini terdapat beberapa bentuk-bentuk surat, antara lain:

  • Bentuk Setengah Lurus

Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 ketukan dan setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan lainnya berjarak 1 spasi.

  • Bentuk Lurus

Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup.

  • Bentuk Lekuk dan Gerigi

Bentuk lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.

  • Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan dibawah tanggal surat.

  • Bentuk Resmi Indonesia Baru

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

Bagian-Bagian Surat

Berikut ini terdapat beberapa bagian-bagian surat, antara lain:

a. Kepala Surat

Kepala surat berfungsi sebagai identitas diri bagi suatu instansi, yang meliputi nama instansi, lambang atau logo instansi, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor faksimile atau e-mail.

b. Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan dalam kepala surat, maka tempat surat tidak perlu disebutkan lagi. Contoh : Bandung, 1 Januari 2016.

c. Nomor Surat

Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, angka tahun. Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan yang berlaku di dalam instansi yang bersangkutan.
Contoh :
Nomor : 111/OSIS.KS/III/2015

d. Lampiran

Lampiran merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
Contoh :
  • Lampiran : satu berkas.
  • Lampiran : tiga lembar.

e. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat

Contoh :
Hal : Undangan Rapat Karang Taruna

f. Alamat Surat

Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam.
1. Alamat Luar, adalah alamat yang berada pada sampul surat. Alamat luar harus lengkap dan jelas.
Contoh :
Kepada
Yth. Kepala Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis
2. Alamat Dalam, Alamat dalam ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu. Penulisan alamat dalam surat tidak perlu didahului kata kepada.
Contoh:
Yth. Kepada Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis

g. Salam Pembuka

Salam pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh : Dengan hormat,

h. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan penulisnya.
Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian.
1. Alinea Pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang hendak disampaikan.
Contoh:
a) Dengan ini kami beritahukan bahwa . . . .
b) Dengan ini kami menyatakan bahwa . . . .
2. Alinea Isi
Alinea isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat. Bagian isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya menyatakan satu maksud atau pesan- pesan pokok.
3. Alinea Penutup
Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.
Contoh:
  1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
  2. Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.

i. Salam Penutup

Salam penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau wasalam.

j. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan

Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.
Contoh :
Ketua OSIS,
REPORT THIS AD
Ttd.
Dwi Ratna P
k. Tembusan
Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tersebut.


Share
Disclaimer: Gambar, artikel ataupun video yang ada di web ini terkadang berasal dari berbagai sumber media lain. Hak Cipta sepenuhnya dipegang oleh sumber tersebut. Jika ada masalah terkait hal ini, Anda dapat menghubungi kami disini.

LATEST ARTICLES

Posting Komentar