Pengertian Sekretariat, Sekretaris dan Kesekretariatan Menurut Para Ahli

Sumber foto: berdiklat

Pengertian sekretariat dan kesekretariatan

Menurut Wursanto (2006:15), pengertian sekretariat adalah :

• Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan, segenap urusan sekretaris, atau dapat berarti pula kepaniteraan.
• Sekretariat berarti tempat seorang sekretaris melakukan pekerjaan di bidang sekretariat.
• Sekretariat berarti tempat secretaries berikut para stafnya melakukan kegiatan dalam bidang sekretariat atau ketatausahaan yang meliputi segenap kegiatan pengelolaan surat menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengadakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
• Satuan organisasi yang melakasanakan pekerjaan office service atau jasa-jasa perkantoran, misalnya dalam hal penyambungan telepon, pengadaan dan pemeliharaan mesin-mesin kantor, tata ruang kantor, pembuatan formulir, komputerisasi, surat menyurat dan kearsipan.
• Sekretariat jendral adalah satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan organisasi yang cukup besar  yang melaksanakan pekerjan seperti dalam hal sekretariat, misalnya sekretariat jendral departemen, sekretariat jendral lembaga tinggi negara.
• Kesekretariatan adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris, jadi kesekretariatan menunjukkan aktivitas atau tata kerja.

Definisi sekretariat menurut Saiman (2002:31), sekretariat merupakan suatu tempat di mana terjadinya aktivitas kerja yang sifatnya tetap pada suatu kantor atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama.

Selanjutnya, menurut Saiman, Pengertian kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat, yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Definisi kesekretariatan menurut Sedarmayanti (1997:3), kesekretariatan adalah segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat. Jadi, kesekretariatan menyatakan kegiatan dan tata kerja kerjanya.   Kemudian Sedarmayanti menunjukkan bahwa sebagai perbandingan, berikut ini beberapa pendapat tentang pengertian sekretariat.

Kesekretariatan menurut Webster (1956:1317) dalam New World Dictionary yang dikutip oleh Sedarmayanti (1997:4) disebutkan bahwa sekretariat adalah :

• Kantor atau kedudukan seorang sekretaris.
• Kantor atau tempat di mana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya.
• Pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
• Pegawai atau sekelompok sekretaris.

Selanjutnya Funk dan Wagnalss (1967:1137) dalam buku Standard Dictionary of the English Language yang dikutip oleh Sedarmayanti menyebutkan bahwa sekretariat adalah :

• Kedudukan seorang sekretaris.
• Tempat di mana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya dan memelihara warkat-warkat dinasnya.
• Seluruh pegawai dari para sekretaris di dalam kantor, khususnya departemen yang dipimpin oleh sekretaris pemerintahan.
• Perserikatan Bangsa-Bangsa yang terdiri dari sekretaris jenderal, para pegawai, dan para sekretarisnya.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sekretariat adalah kantor di mana sekretaris beserta stafnya melaksakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan kantoran termasuk  memelihara warkat-warkat dinas dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang.

Pengertian sekretaris

Pengertian sekretaris dalam Sedarmayanti (1997:11), antara lain adalah :

Menurut Prayudi Atmosudirjo, istilah sekretaris sebenarnya berasal dari bahasa  asing yang diindonesiakan, yaitu Bahasa Belanda “secretaries” atau dalam Bahasa Inggris “secretary” berasal dari bahasa Latin “sectrum” yaitu “rahasia” jadi menyangkut seorang yang dapat dipercaya, seorang yang dapat menyimpan rahasia.

Wusanto menjelaskan bahwa :

• Sekretaris pribadi atau private secretary adalah seorang pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan di bidang pekerjaan ketatausahaan yang meliputi surat menyurat, pendiktean dan stenografi.
• Sekretaris berfungsi sebagai manejer adalah seorang pimpinan yang membawahi suatu satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang ketatausahaan, yang lazim disebut dengan bagian sekretariat atau sekretariat jenderal.
• Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala pimpinannya. Jadi, fungsi sekretaris adalah sebagai pembantu seorang kepala atau pembantu seorang pimpinan.

Menurut Jess Stein, pengertian sekretaris adalah :

• Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain-lain untuk perorangan atau organisasi.
• Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen.
• Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka pengertian sekretaris adalah pegawai atau orang yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan seperti korespondensi atau surat-menyurat, pendiktean, stenografi, serta menyimpan warkat-warkat.

Seorang sekretaris adalah orang yang harus dapat menyimpan rahasia, karena pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan yang sifatnya rahasia. Demikianlah penjelasan mengenai pengertian sekretariat, kesekretariatan dan sekretaris. Semoga bermanfaat.